働き方改革の第一歩 場所と時間にとらわれない申請・承認業務を実現するには？
現在、「働き方改革」の機運が高まっている。ただし、多くの企業では依然として紙ベースの業務が残っており、テレワークなどの働き方改革を進める上でのボトルネックになっている。こうした中、改めて注目されつつあるのが、ペーパーレスかつ場所と時間にとらわれない申請・承認を可能にするワークフロー製品だ。
働き方改革はなぜ一筋縄ではいかないのか？
昨今、少子高齢化による労働力の減少などを背景に、「働き方改革」の機運が高まっており、企業には、社員が場所や時間に縛られることなく、効率良く仕事を行える環境作りが求められている。働き方の自由度が高まることで、生産性の向上やイノベーションの創出、ワークライフバランスの実現など、多様なメリットが期待できるからだ。
ただし、働き方改革を実現するために何をすべきかで悩む企業は、規模の大小を問わず多い。それも当然である。ひと口に「働き方」といっても、社内にはいくつもの部署や業務が存在する。また、テレワークの推進などを目的とした業務の見直しは多くの企業にとって前例がなく、理想的なゴールを描くのはハードルが高い。
例えば、テレワークの実践に関して、多くの企業でボトルネックになっているのが、紙ベースでの既存業務だ。もし在宅で仕事をすることが可能になったとしても、申請書などの提出、承認作業のために、わざわざ出社せざるを得ないからだ。これでは働き方改革は不十分と言えるだろう。
そうした中で、改めて見直されているのが、スマートフォン、タブレット、ノートPCなどの端末を活用して、社外でも決裁業務などを行うことができるワークフロー製品である。
育児に忙しい女性社員も支援
ワークフロー製品は、既存の業務書類を電子化するとともに、一連の承認プロセスを自動化することを目的とした製品だ。主な導入メリットは、紙文書の持ち運びや捺印などの手間が省けるため、申請から承認・決裁までの期間を格段に短縮できること。そのため、業務効率の向上や意思決定の迅速化などを目的に、社員の働き方を大きく変えることが可能だ。
例えば、紙文書での申請・承認が定着しているA社では、顧客に見積書の提出が必要になった場合、営業担当者は取引先から自社に戻って作成し、上司に提出して承認を得ていた。
しかし、見積書の作成にワークフロー製品を導入した場合、営業担当者はわざわざ帰社することなく、外出先からノートPCで作成した書類を上司に提出できるようになった。見積書の内容に問題がない場合、上司は外出先からでもクリック1つで承認できるため、営業担当者は顧客への迅速な提出が可能となった。
また、育児のために在宅勤務を選択した女性・B子さん。彼女が在宅を選択した理由は保育施設への送り迎えや、子どもの急な体調不良のために、会社に出社する時間の確保が難しかったからである。ただし、福利厚生などに関する各種申請書の提出のため、総務部からしばしば会社に呼び出されることが大きな負担となっていたという。
だが、ワークフロー製品の導入を機に、自宅で申請作業が行えるようになり、会社に出向く必要がなくなったため、より時間を有効活用できるようになった。また、B子さんの会社に対する不満を解消できたことにより、企業側は社員の退職リスクを軽減し、組織力を維持することができた。
このように、ワークフロー製品をうまく既存の業務に組み込むことで、「長時間労働の是正」「子育て・介護と仕事の両立」「テレワークをはじめとした柔軟な働き方の実現」など、働き方改革の実現に近づくことができたのだ。
使いやすさにこだわった「Create!Webフロー」
ただ、現在世に出ているワークフロー製品は、それぞれ機能面で細かな違いがあるため、担当者は導入判断に迷うこともあるだろう。では、導入効果をできる限り高めるために、果たして何を基準に製品を選定すべきなのか。そこで押えておきたいのが、ワークフローは「紙文書の電子化」を出発点としていること。つまり、紙文書の使い勝手をどれだけ再現できるかが、現場での操作のしやすさを大きく左右するということである。
この点へのきめ細やかな配慮で、支持されているワークフロー製品が、インフォテックが提供する「Create!Webフロー(クリエイトウェブフロー)」である。
Create!Webフローでは、現在利用している申請書の見た目を入力画面とするため、今までのように紙に記入する感覚で利用できるほか、シンプルで分かりやすい操作画面のため、初めて使う方でも戸惑い無く申請・承認する事ができる。その際には、紙文書への捺印と同様に印影が自動追加される。
これらは、操作の分かりやすさに関する機能の一端だが、Create!Webフローは構築や運用を「かんたん」に行える機能や、他の業務システムやクラウドサービスと「つながる」ための機能も豊富に実装されている。
詳しい操作は、インフォテックの体験サイトで体験することが可能だ。
労働時間を4000時間削減
そんなCreate!Webフローの導入により、大きな成果を上げる企業も相次いでいる。その1社が、オフィス環境の最適化支援事業を手掛けるC社だ。
同社では従来、ほとんどの決裁業務を紙の帳票で行い、申請や承認に関するやり取りをFAXや社内便で行ってきた。ただし、同社は大阪と東京に本社を置くほか、全国に20カ所の事業所を展開。そのため、紙帳票のやり取りに時間と手間を要するとともに、膨大な紙を使用している状況だった。加えて、承認者や決裁者が出張などで出社できない期間があると決裁が滞り、担当者の負担にもなっていた。
この状況を打開すべく、同社では2010年にCreate!Webフローを導入。「物品購入稟議書」や「出張申請」、「出張旅費精算」などの社内決裁業務を電子化するとともに、スマートフォンやタブレットなどでのツールの社外利用も推進した。その結果、自席にいなくても承認・決裁が行えるようになったことから、業務スピードが格段に向上した。さらに、ペーパーレス化によって紙を使用する必要がなくなったため、用紙の補給に費やしていた多大なコストを大幅に削減できた。
今ではそのメリットが社内に周知されており、Create!Webフローを活用した業務改善案を一般社員が提案する取り組みも行われているほどだ。
大手飲料メーカーのD社も、Create!Webフローの導入で意思決定スピードを向上させた企業の1つだ。同社では従来、紙文書による稟議を行っていたものの、組織の巨大さから7〜10もの関連部署の回覧が必要となり、承認が下りるまでに3週間〜1カ月の期間が必要となっていた。
こうした中、同社では競合他社との競争に勝ち抜く上ではスピードが不可欠と判断。Create!Webフローによって電子稟議システムを整備した結果、主要支店が起案した本店決裁稟議の期間を2週間にまで短縮した。また、社内の決裁箱を巡回して書類を運ぶ業務などがなくなったことで、年間で4000時間分の労働時間を削減したという。
これまで述べてきたように、インフォテックのCreate!Webフローは、仕組みはシンプルだが、遠隔地での申請・承認業務を可能にし、無駄な労働時間やコストを大幅に削減できるツールだ。そんな同製品は、「働き方改革を進める中で既存の仕事のやり方をどう変えていけばいいか分からない……」といった悩みを抱える担当者の心強い味方となるだろう。
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